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Para orientar o gerenciamento adequado de milhões de documentos produzidos pelos órgãos judiciários, anualmente e há décadas no país – seja no formato físico ou digital –, o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) atualizou o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário (MoReq-Jus). O documento é periodicamente revisto e a mais nova versão está disponível no portal do CNJ.
A atualização do Moreq-Jus visa proporcionar um ambiente seguro ao longo do ciclo de vida dos documentos, independentemente do sistema de captação de informação utilizado pelo tribunal. Ela estabelece requisitos mínimos para garantir a confiabilidade, a autenticidade e o acesso aos documentos no prazo necessário, independentemente da plataforma tecnológica em que foram produzidos e implantados, sejam eles documentos digitais, não digitais ou híbridos.
Cada requisito é classificado como obrigatório ou desejável e todos os sistemas de gestão de documentos deverão ser aderentes ao modelo. Os princípios, as diretrizes e as normas de gestão documental no Poder Judiciário estão previstos na Resolução CNJ n. 324/2020. “Para a preservação da Memória do Poder Judiciário oriunda de nossa produção documental física e digital, revestida de natureza de Patrimônio Cultural Nacional (artigo 216 da Constituição Federal), é necessário que tenhamos sistemas informatizados aderentes ao MoReq-Jus sem os quais não poderemos avaliar os processos para sua destinação final: eliminação ou guarda permanente”, diz o texto atualizado.
O documento é dirigido a profissionais, nos tribunais, que desenvolvem ou fornecem sistemas, módulos, aplicações e microsserviços eletrônicos, pessoas que atuam na área de gestão de documentos, aquelas responsáveis pela auditoria ou inspeção dos sistemas existentes e usuários de sistemas de gestão em geral.
De acordo com a Base Nacional de Dados do Poder Judiciário – Datajud, mais de 12 bilhões de movimentações processuais estão armazenados como metadados dos processos judiciais finalizados e em tramitação. Por ano, ingressam na Justiça mais de 25 milhões de processos que englobam inúmeros documentos: nem todos precisam ser arquivados ou mantidos em guardas permanentes.
Avaliação, guarda e eliminação
Para a gestão documental, é preciso considerar três etapas: avaliação, guarda e eliminação. A avaliação é o processo de análise dos documentos e visa a estabelecer os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores primário e secundário que lhes são atribuídos. Uma vez avaliados, a seleção dos documentos permite a separação dos permanentes daqueles passíveis de eliminação.
O sistema de gestão de dados deve prever a fase de retenção dos documentos por determinado período; de transferência; de recolhimento à unidade de arquivo permanente ou ao Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq); e de eliminação física ou lógica.
No documento digital, a operação de arquivar significa que o sistema (GestãoDoc) enviará o arquivo a um dispositivo de armazenamento ou a um Repositório Arquivístico Digital confiável (RDC-Arq), e registrará, em metadados, elementos obrigatórios previamente determinados. Já em relação aos documentos não digitais, o arquivamento também é físico. O arquivamento de um relatório, por exemplo, é feito em pasta física na unidade produtora ou custodiadora e seu registro é feito de forma a permitir sua recuperação pelo sistema apropriado.
A eliminação deve sempre ser autorizada pela Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD), com base na política de gestão documental do órgão. O procedimento deve ser realizado de forma a impossibilitar a recuperação posterior de informações contidas nos documentos eliminados. Todas as cópias, inclusive aquelas de segurança e de preservação, independentemente do suporte, deverão ser destruídas.
Histórico
O MoReq-Jus foi instituído pela Resolução CNJ n. 91/2009, concomitantemente com a edição da Resolução CNJ nº 90/2009, que dispunha sobre os requisitos de nivelamento de tecnologia da informação no âmbito do Poder Judiciário.
Ao longo dos anos, várias normativas relativas à gestão de documentos foram editadas pelo CNJ, entre elas a Resolução nº 185/2013, que institui o Sistema Processo Judicial Eletrônico (PJe) como sistema de processamento de informações e prática de atos processuais e estabelece os parâmetros para sua implementação e funcionamento e a Resolução n. 324/2020, que institui diretrizes e normas de Gestão de Memória e de Gestão Documental e dispõe sobre o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (PRONAME).
Texto: Regina Bandeira
Edição: Sarah Barros
Agência CNJ de Notícias
