O Tribunal de Justiça do Amazonas (TJAM) passou a disponibilizar a “Cartilha do Fiscal de Contrato”, material voltado aos servidores responsáveis pelo acompanhamento e pela fiscalização de contratos administrativos. A publicação reúne dez recomendações para a conferência de serviços e produtos, o registro de ocorrências e a verificação do cumprimento das obrigações pelas empresas contratadas.
Elaborada pela Assessoria Técnica de Fiscalização Contratual (ATFC), vinculada à Secretaria de Compras, Contratos e Operações (Secop/TJAM), a cartilha orienta os fiscais desde a leitura dos documentos da contratação até a comprovação da execução. O conteúdo aborda o acompanhamento contínuo dos contratos, o controle de prazos e a formalização de problemas identificados durante a prestação dos serviços ou a entrega dos produtos.
Conferência deve considerar contrato e entregas
Entre as orientações está a necessidade de conhecer o contrato, o Termo de Referência ou Projeto Básico, a proposta apresentada pela empresa e eventuais alterações formalizadas. A fiscalização deve verificar se quantidades, prazos e padrões de qualidade correspondem às condições contratadas.
Segundo as instruções, o acompanhamento não deve se limitar à análise da nota fiscal. Os fiscais precisam registrar o período e a unidade atendida, além de conferir se os produtos ou serviços foram efetivamente entregues. A documentação deve permitir a comprovação das obrigações assumidas pela empresa.
Quando forem identificados atrasos, materiais não entregues, serviços inadequados ou ausência de profissionais previstos no contrato, a recomendação é produzir registros objetivos e verificáveis. Esses documentos devem indicar o problema, as evidências encontradas, as providências adotadas e os resultados do acompanhamento.
Irregularidades devem ser comunicadas formalmente
Nos casos de descumprimento contratual, o fiscal deve comunicar formalmente o representante da empresa, apontar a irregularidade e estabelecer prazo para esclarecimento ou correção, conforme as condições previstas no contrato. A comunicação e a resposta da contratada devem ser anexadas ao processo de fiscalização.
A cartilha também orienta o controle da vigência dos contratos, dos prazos de entrega, das garantias e de outras obrigações. A identificação antecipada de atrasos ou riscos deve ser comunicada para permitir a adoção de providências. Nos contratos que preveem o Instrumento de Medição de Resultado (IMR), os indicadores e critérios estabelecidos devem ser observados.
Antes de atestar a execução ou subsidiar pagamentos, o fiscal precisa verificar a entrega e elaborar o Relatório de Fiscalização Técnica e o IMR, quando aplicável. A publicação ressalta que a nota fiscal, isoladamente, não comprova o cumprimento das obrigações previstas.
Limites de atuação
O material orienta que os fiscais não autorizem mudanças informais no objeto, nos preços, nos prazos ou em outras condições contratuais. Se houver necessidade de alteração ou surgir situação que ultrapasse a competência do servidor, a ocorrência deve ser registrada e encaminhada à gestão contratual e às instâncias responsáveis.
Em situações graves ou que excedam suas atribuições, os servidores devem buscar apoio da ATFC. A Secop/TJAM afirma que a iniciativa pretende ampliar a orientação e a capacitação dos responsáveis pela fiscalização, com foco no cumprimento das normas e no registro adequado das ocorrências.
“Nosso objetivo é capacitar e orientar os servidores para que desempenhem suas atribuições na fiscalização dos contratos com segurança, clareza e responsabilidade”, declarou o secretário da Secop/TJAM, Chrystiano Lima e Silva. De acordo com ele, os procedimentos reunidos auxiliam no acompanhamento das contratações e na verificação das obrigações, em alinhamento às diretrizes do Conselho Nacional de Justiça e aos princípios da transparência e da eficiência na administração pública.
A cartilha será encaminhada aos servidores que atuam como fiscais de contratos. O TJAM informou ainda que o conteúdo deverá ser disponibilizado futuramente na página principal da intranet do Tribunal. A divulgação não informa quantos servidores ou contratos serão alcançados nem estabelece prazo para a inclusão do material na intranet.
Além da cartilha, o Tribunal mantém um repositório de normas com legislações estaduais e federais, atas de registro de preços, editais, avisos, erratas e outros documentos relacionados às contratações.
Fonte: TJAM – Tribunal de Justiça do Amazonas.
Foto distribuída pelo TJAM
